Microsoft Office is ‘s werelds de facto productiviteitssuite, maar wist u dat u niet echt hoeft te betalen voor Microsoft Word en andere apps? Dankzij Microsoft Office Online heb je gratis toegang tot de meest populaire Office-apps.

Voor de meeste mensen werken deze uitgeklede versies van Office prima. Laten we eens kijken naar enkele redenen om Word Online, Excel Online en de andere gratis aanbiedingen te gebruiken.

1. Office Online is gratis

Het grootste voordeel van Office Online is dat je het kunt gebruiken zonder te betalen. Dit is de gemakkelijkste manier om gratis en legaal Microsoft Word te krijgen.

Traditioneel moest je vooraf betalen voor een stand-alone exemplaar van de nieuwste versie van Office (zoals Office 2013 of Office 2019), die honderd dollar of meer kon kosten. Tegenwoordig wil Microsoft dat je je abonneert op Office 365. Dit is goedkoper voor $ 10 of zo per maand, maar het abonnement loopt nog steeds op in de loop van de tijd.

Met Office Online krijgt u gratis toegang tot online versies van Word, Excel, PowerPoint, OneNote en ook Outlook.com. Minder bekende apps zoals Flow, Forms en Sway zijn ook opgenomen in de lijst met Office Online-aanbiedingen. Er zijn echter geen online versies voor Access en Publisher.

Om het te proberen, logt u in op uw Microsoft-account op Office.com en gaat u naar uw pagina met Office-apps. Hier ziet u alles wat beschikbaar is en kunt u naar elke gewenste app springen.

Office Online-apps

2. Overal toegang tot documenten met cloudopslag

Als uw bestanden slechts op één computer zijn opgeslagen, kan dit problemen veroorzaken wanneer u ze op een ander apparaat nodig hebt. Hoewel de optie om in de cloud op te slaan tegenwoordig beschikbaar is in moderne desktopversies van Office, is dit de standaard en gemakkelijk te gebruiken in Office Online.

Iedereen krijgt 5 GB gratis opslagruimte in OneDrive met zijn Microsoft-account, wat voldoende is voor het opslaan van persoonlijke documenten, spreadsheets en presentaties. Wanneer u in Office Online werkt, worden alle wijzigingen onderweg opgeslagen in uw OneDrive-account. Dit betekent dat je geen uren aan voortgang verliest als er iets crasht en je al een tijdje niet handmatig hebt opgeslagen.

Word Online Opslaan als prompt

Met de OneDrive-app op je telefoon haal je overal gemakkelijk je documenten tevoorschijn. En als u ze in een mum van tijd moet bewerken, kunt u zich eenvoudig op elke computer aanmelden bij Office Online.

Sterker nog, Office Online is apparaatonafhankelijk. Je hebt er toegang toe op elk apparaat met een webbrowser, inclusief Linux- en Mac-machines. Gratis Office Android- en iOS-apps voor Word, Excel en PowerPoint bieden vergelijkbare functionaliteit op mobiel.

3. Eenvoudig delen en samenwerken

Veel mensen delen vaak desktop Office-documenten via e-mail. Hoewel dit met mate prima is, wordt het omslachtig om constant een document heen en weer te sturen. In Office Online kunt u eenvoudig klikken op Deel op een bestand om een ​​link naar iedereen te sturen. Zolang ze een Microsoft-account hebben, kunnen ze deze bewerken als je ze daarvoor toestemming geeft.

Office Online Document delen

Met Office Online wordt samenwerken aan documenten ook een makkie. Of u nu samen een groot document wilt bewerken of beide in een spreadsheet wilt werken, hiervoor hoeven alleen beide partijen het document geopend te hebben. Hoewel een vergelijkbare functie beschikbaar is in desktop Office met OneDrive, is het niet zo eenvoudig in te stellen.

4. Office Online biedt een vereenvoudigde workflow

De online versies van deze apps zijn niet zo volledig uitgerust als hun desktop-tegenhangers. Ze bevatten niet de krachtigste tools, zoals de geavanceerde opmaak van Word en de gedetailleerde grafieken of macro’s van Excel.

Dit maakt Office Online ongeschikt voor professioneel gebruik, maar ze zijn nog steeds meer dan geschikt voor persoonlijk gebruik.

Office Online zonder krachtige gebruikersfuncties kan echter voor sommige mensen een voordeel zijn. Je voelt je misschien overweldigd door het aantal tools op het lint en opties om te tweaken in desktop Office. Als jij dat bent, zul je misschien dol zijn op de afgeslankte aanpak van Office Online.

Als u een oude computer heeft met een trage HDD en beperkt RAM-geheugen, werkt Office Online mogelijk sneller voor u. Hoewel de desktop Office-apps vrij omvangrijk zijn, legt de web-app niet zo’n druk op uw systeem.

Office Online biedt ook organisatorische voordelen. Omdat het al uw bestanden in OneDrive bewaart, nemen ze geen opslagruimte in beslag op uw computer.

Als u alle Office-bestanden in OneDrive opslaat, betekent dit ook dat ze niet worden vermengd met al het andere op uw systeem. Elke app toont recent bewerkte en vastgezette bestanden van hun type (spreadsheets, presentaties, enz.), zodat u ze vanaf daar kunt openen in plaats van door een heleboel mappen te jagen.

Office Online vastgezette documenten en sjablonen

Ten slotte kunt u met Office Online documenten opslaan in de standaard Office-bestandsindelingen, zoals DOCX en XLSX. Omdat zoveel mensen Office gebruiken, is dit belangrijk voor de berekenbaarheid met anderen. Veel Microsoft Office-alternatieven werken niet perfect met deze formaten, wat weer een punt oplevert voor Office Online.

Wanneer Microsoft Office Online niet ideaal is

We hebben verschillende redenen bekeken waarom Office Online een geweldige service is waarvan u zou moeten profiteren, vooral in vergelijking met desktop Office. Maar perfect is het natuurlijk niet. Er zijn situaties waarin u beter af bent met een andere oplossing.

Een van de grootste beperkingen van Office Online is de beperkte app-selectie. Als je meer nodig hebt dan de basis, heb je de volledige versie van Office nodig. Apps zoals Access, Visio en Project hebben geen gratis webversies.

Nadat u de Office Online-apps hebt geprobeerd, merkt u mogelijk ook dat ze een functie missen die u nodig hebt. U kunt de webversies niet gebruiken om bijvoorbeeld een samenvoegbewerking uit te voeren of macro’s uit te voeren. Die vereisen traditioneel Microsoft Office (bekijk enkele manieren om gratis een Office-licentie te krijgen of koop een goedkope Office-licentie als je moet upgraden).

Een andere serieuze beperking van Office Online zit precies in de naam: je hebt een internetverbinding nodig om het te gebruiken. Voor degenen die vaak reizen zonder internettoegang, zal Office Online niet betrouwbaar genoeg zijn. Als dat voor jou het geval is, kun je een gratis Office-alternatief proberen; bekijk onze vergelijking van LibreOffice en OpenOffice om twee topkeuzes te bekijken.

Moet u betalen voor Microsoft Word? Nee!

Het is goed nieuws dat Microsoft Word en andere Office-apps gratis online beschikbaar zijn, omdat u niet hoeft te betalen voor de basisfunctionaliteit. Als u Office Online nog nooit hebt geprobeerd, moet u het uitproberen om te zien of het voor uw behoeften werkt. U kunt uiteindelijk wat geld besparen door het te gebruiken in plaats van het gewone Office.

Zoals u wellicht weet, is een van de grootste concurrenten van Office Online de Google Docs-suite. Bekijk ons ​​overzicht van Google Documenten voor meer informatie.