Het plannen van een vergadertijd met meerdere mensen lijkt een beetje op het hoeden van katten. Iedereen heeft verschillende verplichtingen waaraan ze zich moeten houden, samen met verschillende tijdvakken waaraan ze zich willen binden. Tegen de tijd dat je weet wanneer je elkaar moet ontmoeten, ben je misschien zo gefrustreerd door de tegenstrijdige beschikbaarheid van iedereen dat je de neiging hebt om te annuleren.

Hoewel het plannen van een vergadering bijna onmogelijk kan lijken, kan het hebben van een planningsapp het proces minder pijnlijk maken. Dit zijn de beste vergadertijdplanners die u kunt gebruiken.

Hoe we ze hebben gerangschikt: Er zijn veel vergaderplanners. Daarom hebben we de opties gekozen die het hoogst scoorden in de volgende drie categorieën:

  • integratie: Hoe eenvoudig is het om de planningstool te gebruiken in combinatie met andere apps?
  • Makkelijk te gebruiken: Hoe gemakkelijk is het om de app zelf te gebruiken?
  • Functies: Hoeveel kan de app doen?

Elke categorie wordt gescoord van 1 tot 5, waarbij 1 de laagste is en 5 de hoogste. Laten we deze opties nu onderzoeken.

1. Google Agenda (gratis)

Google-vergaderplanner

Google Agenda is de eerste gratis planningsapp die we in deze lijst opnemen. Het scoort hoog in alle drie onze categorieën: integratie, gebruiksgemak en features.

Als onderdeel van een bredere verzameling tools, heeft Agenda een ongelooflijke mogelijkheid om te integreren met de rest van de apps van Google, waaronder Gmail. Het biedt ook veel flexibiliteit als het gaat om zijn functies.

Als u een vergadering wilt plannen, moet u een groepsagenda maken in de app. Om er een te maken:

  1. Ga naar je Agenda-app en klik vervolgens opAndere kalenders +>Nieuwe kalender maken.
  2. Zodra het is gemaakt, klikt u op de drie stippen naast de naam van de agenda en klikt u opInstellingen en delen.
  3. Kies een optie voor delen om deze agenda met uw team te delen.

Nadat u een Google-agenda voor groepen heeft gemaakt, kunt u deze gebruiken om:

  • Volg ieders beschikbaarheid.
  • Kijk wie er niet op kantoor is.
  • Coördineer deadlines.

Als u een universele vergader-app nodig heeft die gebruiksvriendelijk is, is de Google Meeting-planner zeker de juiste keuze.

integratie: 5

Makkelijk te gebruiken: 4

Functies: 3

Opmerking: Als je meer over dit onderwerp wilt lezen, kun je als volgt nog een agenda maken in Google Agenda.

2. Rally (gratis)

App voor rallyplanning

Volgende op de lijst? Rally, een open source planningstool. Het is volledig gratis te gebruiken.

Eenvoudig en ingetogen in vergelijking met de andere vergader-apps op deze lijst, stelt Rallly u in staat pagina’s te maken voor nieuwe vergaderingen of evenementen. Door een link naar dat evenement te delen, kunnen jij en andere ontvangers de details bespreken op de vergaderpagina zelf.

Het grote nadeel van Rallly is dat je geen peilingen kunt maken om te stemmen op tijdstippen van vergaderingen, dus het is niet zo flexibel als sommige van de andere gratis online planningstools.

Daarom is Rallly beter voor kleine, informele vriendengroepen die eenmalige, eenvoudige borrels organiseren.

integratie: 2

Makkelijk te gebruiken: 5

Functies: 3

3. Assistent.naar (gratis)

Assistent.naar Planningsassistent

Samen met Google Agenda en Rallly wilden we Assistant.to aanbevelen, een andere gratis planningsapp.

Het idee achter Assistant.to? Een planningsassistent integreren in uw Gmail-inbox.

Wanneer je een e-mail opstelt in je inbox, verschijnt Assistant.to als een kleine, ronde knop in de rechterbenedenhoek. Nadat u op die knop hebt geklikt, gaat u naar een app voor agendaplanning en voegt u de voorgestelde tijdvakken toe.

Het grote nadeel van dit programma? Assistant.to kan alleen een afspraak plannen tussen jou en één andere persoon. De app kan echter ook:

  • Detecteer automatisch tijdzones.
  • Houd bij wanneer uw meest voorkomende vergadertijden zijn, zodat u in de toekomst aanbevelingen kunt doen.
  • Integreer met Google Hangouts, GoToMeeting, UberConference en ReadyTalk.

Assistant.to is goed voor freelancers en zakelijke professionals die een-op-een interviews willen plannen. Het is op dit moment niet goed voor de teams.

integratie: 4

Makkelijk te gebruiken: 5

Functies: 4

4. Doodle (gratis, abonnement beschikbaar)

Doodle Poll gratis

Doodle is een andere werkschema-app die we in deze lijst gaan opnemen. Net als Google Agenda nemen we het op omdat het hoog scoort in alle drie onze categorieën.

Doodle heeft gratis en abonnementsopties beschikbaar. De gratis optie is eenvoudig en wordt in principe gebruikt voor eenmalige evenementen. Om gratis een Doodle-enquête te maken, hoeft u alleen maar een poll te maken via de website en vervolgens de link te verzenden.

Voor de abonnementsopties kun je Doodle’s gratis 14-daagse proefversie uitproberen.

Doodle kan ook:

  • Tijdzones automatisch detecteren.
  • Synchroniseer met Google Agenda en Office 365.
  • Verstuur voorgestelde vergadertijden en laat de ontvangers erover stemmen.
  • Sta gasten toe om de data aan te geven waarop ze de vergadering kunnen maken, samen met de data die ze kunnen maken als er geen andere opties beschikbaar zijn.

Als u zich aanmeldt voor een abonnement op Doodle Premium, zijn er vier verschillende betalingsplannen: Starter, Pro, Team en Enterprise. Via de Doodle-opties Pro, Team en Enterprise kunt u uw Doodle-app ook aanpassen door uw bedrijfslogo of merkkleuren toe te voegen.

Doodle is de beste agenda-app die er is als je een vergadering wilt opzetten. Het is ook een relatief goedkope optie voor ondernemers die de communicatieve vaardigheden van hun team naar een hoger niveau willen tillen.

integratie: 5

Makkelijk te gebruiken: 5

Functies: 5

5. Calendly (gratis, abonnement beschikbaar)

Calendly Meeting Scheduler

Calendly is een andere geweldige optie als het gaat om alternatieven voor doodle-peilingen. Net als Doodle heeft het gratis en premium abonnementsopties beschikbaar.

Wanneer je een schema instelt, zal Calendly je vragen naar je voorkeuren voor tijdvakken. Van daaruit berekent het uw beschikbaarheid. Via e-mail kan de ontvanger een tijdstip uitkiezen om met u af te spreken. Zodra er een tijd is bepaald, wordt deze toegevoegd aan uw agenda.

Calendly kan ook:

  • Integreer met Google Agenda, Office 365 of iCloud Agenda.
  • Stel buffers in tussen vergaderingen om rekening te houden met overuren.
  • Bereken automatisch de beschikbaarheid van iedereen per tijdzone.
  • Plan een-op-een gesprekken.
  • Volg de no-show tarieven voor elke vergadering.

Hoewel Calendly kan worden gebruikt voor één-op-één vergaderingen, komt zijn ware kracht voort uit het vermogen om grootschalige evenementen te organiseren en te volgen.

integratie: 3

Makkelijk te gebruiken: 3

Functies: 5

6. YouCanBook.me (abonnement)

YouCanBook.me Wanneer te ontmoeten

Ten slotte willen we de vergaderplanner-app YouCanBook.me aanbevelen. Het is een betaalde abonnementsservice waarmee zakelijke professionals vergaderingen met klanten kunnen boeken.

Aangezien YouCanBook.me gericht is op business-to-client relaties, is het niet de beste tool voor interne vergaderingen. Net als de andere opties op deze lijst, biedt YouCanBook.me echter veel flexibiliteit als het gaat om de functies.

Jij kan:

  • Detecteer automatisch tijdzones bij het plannen van een vergadering.
  • Pas herinneringen voor uw vergadering aan.
  • Geef de beschikbaarheid van teamleden voor uw vergadering weer.
  • Stel prijzen in voor uw boekingen, als u een betaalde consultatieservice aanbiedt.
  • Neem betalingen voor boekingen aan via Stripe-integratie.

Hoewel YouCanBook.me voornamelijk een op abonnementen gebaseerde service is, kunt u de gratis proefversie verkennen voordat u zich aanmeldt.

YouCanBook.me is een goede tool voor bedrijven en onafhankelijke contractanten die betaalde diensten aan klanten aanbieden.

integratie: 3

Makkelijk te gebruiken: 3

Functies: 5

Gebruik een vergaderplanner, probleemloos

Het plannen van een vergadering met meerdere mensen was nooit een gemakkelijke taak. Met behulp van deze apps kunt u er echter het beste van maken.

Op zoek naar andere tips over teammanagement? Hier zijn enkele online projectmanagementtools voor kleine teams.