Thuiswerken kan een worsteling zijn. Zelfs met een volle to-do-lijst voor het werk, is het gemakkelijk om de was in de hoek te zien opstapelen en je genoodzaakt te voelen om er iets aan te doen. Desondanks moet u, als uw kantoor uw thuis is, tijd vinden om zowel uw persoonlijke als uw werktaken te doen, anders zal uw productiviteit eronder lijden.

Met Google Agenda kunt u een schema maken met tijd voor werk, persoonlijke taken en geblokkeerde tijd om u op het goede spoor te houden. Zo kun je elke dag elk item van je to-do-lijstje afstrepen.

Waarom Google Agenda?

Google Agenda is een gratis online agenda die gebruiksvriendelijk is en boordevol handige functies zit om uw productiviteit te verhogen. Bovendien is het beschikbaar in de browser of via de Google Agenda-app, zodat u uw taken overal kunt bijhouden.

U kunt Google Agenda gebruiken om werktijd te blokkeren, afspraken te plannen, afspraaktijden te delen, uitnodigingen voor afspraken te verzenden en zelfs meerdere agenda’s in één weergave te maken om aan uw behoeften te voldoen. Met Google Agenda kun je het aanpassen om een ​​schema te maken dat precies bij je schema past zoals jij het wilt.

Gerelateerd: Gebruik deze nieuwe Google Agenda-functies om uw externe werkuren te optimaliseren

Plan eerst uw thuiswerkschema

Voordat je een planning gaat maken met Google Agenda, moet je eerst je planning plannen. Zelfs als je je dagelijkse werk goed onder de knie hebt, zal het opschrijven ervan het creatieproces in Google Agenda zoveel gemakkelijker maken.

Begin met het bepalen van uw dagelijkse begin- en eindtijd. Zelfs als je een freelancer bent of iemand zonder normale werkuren, moet je toch elke dag een bepaald aantal werkuren opzij zetten. Het is een van onze favoriete tips om productief en gemotiveerd te blijven terwijl je op afstand werkt. Maak vervolgens een overzicht van uw dag, inclusief zowel werk- als persoonlijke taken.

Hoe u uw schema kunt maken met Google Agenda

Met je dag gepland, ben je klaar om je planning in Google Agenda in te voeren. Dit is een vrij eenvoudig proces, zelfs als uw dag complex is. Laten we erin springen.

Bepaal eerst of u meerdere agendaweergaven wilt gebruiken of slechts één. Wanneer u Google Agenda voor het eerst opent, heeft u één agenda met de naam ‘Mijn agenda’. Met de tool kunt u meerdere agenda’s tegelijk bekijken voor verdere organisatie. U kunt bijvoorbeeld een schema hebben voor werktaken en een voor persoonlijke taken.

Volg deze stappen om een ​​nieuwe agenda te maken:

  1. Selecteer in de linkerzijbalk de “+” naast Andere kalenders.
  2. Selecteer Nieuwe agenda maken.
  3. Voer een naam in voor uw agenda en een beschrijving, evenals de tijdzone. Zorg ervoor dat u specifiek bent bij het benoemen van elke agenda die u maakt.
  4. Selecteer Kalender maken.
Afbeelding toont het maken van een nieuwe agenda in Google Agenda

Werktaken toevoegen

De volgende stap is om elk van uw werktaken toe te voegen zoals beschreven in uw planning. Binnen Google Agenda kun je ervoor kiezen om deze toe te voegen als Evenementen of Taken. Om je tijd echt te blokkeren en ervoor te zorgen dat niemand vergaderingen kan plannen of je ingestelde werktijd kan binnendringen, wil je taken toevoegen als evenementen:

  1. In Google Agenda, gewoon selecteer een tijd. Er verschijnt een venster waarin u om meer details wordt gevraagd.
  2. Selecteer in het venster Evenement en benoem het. Je kunt het simpel houden en deze tijd bestempelen als “Geblokkeerde werktijd” of tot de kern van de zaak komen.
  3. Stel de uren in die u wilt blokkeren door op de uren te klikken of te tikken. Daaronder kunt u kiezen of u deze uren dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of elke weekdag wilt herhalen, of u kunt de herhaling aanpassen aan uw schema.
  4. Voeg indien nodig een beschrijving toe door te klikken of te tikken op Voeg beschrijving of bijlagen toe. Om werktaken in uw agenda gemarkeerd te houden, wijzigt u de kleur van de afspraak met behulp van de vervolgkeuzelijst naast uw naam onder aan het pop-upvenster. Gebruik bijvoorbeeld geel voor alle werkgerelateerde taken.
  5. Als u klaar bent, selecteert u Opslaan.

Afbeelding toont het maken van een nieuwe afspraak met Google Agenda

Google Agenda stelt u gedurende deze tijd automatisch in als ‘bezet’, zodat u zich kunt concentreren.

Persoonlijke taken toevoegen

Met persoonlijke taken zijn dit geweldige extra taken, tenzij u de behoefte voelt om tijd voor hen te “blokkeren”. Wat het beste bij je past. Als u ze als taken wilt toevoegen, gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer een tijd op je agenda. Hetzelfde venster verschijnt, waarin u om details wordt gevraagd.
  2. Selecteer Taak en benoem het.
  3. Voeg indien nodig een beschrijving toe en selecteer vervolgens Opslaan.

Nogmaals, het maken van taken weerhoudt klanten of collega’s er niet van om vergaderingen volgens uw planning te boeken. Om dat te doen, moet u ervoor zorgen dat u de persoonlijke taak als een gebeurtenis toevoegt.

Afbeelding toont het toevoegen van een taak in Google Agenda

Buiten kantooruren instellen

Een andere geweldige manier om uw persoonlijke en werktijd te beschermen, is door uw werktijden in Google Agenda in te stellen. Door werktijden in te stellen, laat de tool anderen automatisch weten wanneer je niet beschikbaar bent. Als je een Google Workspace-onderwijs- of zakelijk account gebruikt, heb je toegang tot deze functie.

  1. Selecteer rechtsboven in Google Agenda Instellingen (het wielpictogram).
  2. Selecteer in het linkermenu Werkuren.
  3. Selecteer Werkuren inschakelen en selecteer vervolgens de dagen en tijden waarop u elke dag beschikbaar bent. Als u elke dag dezelfde werktijden heeft, selecteert u Tijden kopiëren naar iedereen om dit proces te vereenvoudigen.
Afbeelding toont werktijden in Google Agenda-instellingen

Het eindproduct

Nadat u uw werktaken, persoonlijke taken en werkuren heeft toegevoegd, ziet uw nieuwe Google Agenda-planning er ongeveer zo uit:

Afbeelding toont een voorbeeldweergave van Google Agenda met werk- en persoonlijke taken

Je zult merken dat alles een specifieke kleur heeft om de aandacht te vestigen op het type taak of evenement. U zult ook merken dat een bepaalde tijd is geblokkeerd, dus het is gemakkelijk om bij de les te blijven, of u nu op kantoor bent of niet.

Meldingen inschakelen

Om uw productiviteit naar een hoger niveau te tillen, kunt u overwegen Google Agenda-meldingen in te schakelen, zodat u meldingen over uw evenementen ontvangt. Dit is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je taken verschuift wanneer het tijd is, zonder op de klok te kijken. Meldingen inschakelen:

  1. Ga in Google Agenda naar Instellingen (het wielpictogram).
  2. Selecteer in de linkerzijbalk Notificatie instellingen.
  3. Kies of je wilt waarschuwingen of Bureaublad notificaties met behulp van de eerste vervolgkeuzelijst.
Afbeelding toont de meldingsinstellingen in Google Agenda

Gerelateerd: Must-Know Google Agenda-tips om uw productiviteit te verhogen

Verbeter de productiviteit van uw thuiswerk met Google Agenda

De beste manier om alle handige functies in Google Agenda te leren kennen, is door in de app te gaan en een beetje te rommelen. Experimenteer om te zien wat het beste bij u en uw werkstijl past.

Google Agenda is een fantastische tool om uw productiviteit te verbeteren terwijl u op afstand werkt. Wanneer privéleven en werk elkaar ontmoeten, komt deze tool tussenbeide en zorgt ervoor dat beide naadloos vooruit gaan.