Het invoeren van gegevens in Excel is een ontmoedigende taak, vooral als je veel kolommen en tonnen invoer hebt. Het kan ook verwarrend zijn voor andere gebruikers, vooral als ze niet bekend zijn met uw spreadsheet.

Maar wist u dat u formulieren kunt maken om deze taak gemakkelijker te maken? Microsoft laat u of iemand anders gegevens aan uw spreadsheet toevoegen via een formulier in een nieuw venster. Op die manier is er minder verwarring over welke informatie ze in het Excel-bestand moeten zetten.

Lees verder en leer hoe u een formulier maakt voor uw eigen Excel-spreadsheet.

Uw gegevens voorbereiden

gegevensheaders voorbereiden om een ​​formulier in Microsoft Excel te maken

Voordat u begint met het maken van uw formulier, moet u eerst de gegevens voorbereiden die u nodig hebt. Als je bijvoorbeeld een aanwezigheidslijst voor studenten aan het maken bent, moet je de informatie die je van hen nodig hebt eerst in kolommen noteren.

Je moet bijvoorbeeld hun voornaam, achternaam, studentnummer, e-mailadres en cursus hebben; dan moet u deze in de bovenste rij vermelden. Deze items duiden de kolommen aan waar de gegevens die uw studenten invoeren, worden verzameld.

Als je je leerlingen gaat vragen om hun gegevens handmatig in te voeren, moeten ze naar de onderkant van het Excel-bestand scrollen om een ​​lege rij te vinden. En als je veel informatie vraagt, bijvoorbeeld voor een jaarboek, kan een van de studenten gemakkelijk een cel overslaan, wat leidt tot onvolledige gegevens.

Een eenvoudig formulier invoegen

het formuliervenster openen in Excel

Nadat u al uw kolomtitels heeft voorbereid, kunt u nu beginnen met het maken van een formulier. Selecteer hiervoor een van de kolomkoppen. Ga naar de Zoekbalk in het bovenste gedeelte van het Excel-venster en typ Formulier. In de zoekresultaten, onder Acties, Klik op Formulier. Nadat u al uw kolomtitels heeft voorbereid, kunt u nu beginnen met het maken van een formulier. Selecteer hiervoor een van de kolomkoppen. Ga naar de Zoekbalk in het bovenste gedeelte van het Excel-venster en typ Formulier. In de zoekresultaten, onder Acties, Klik op Formulier.

EEN Microsoft Excel waarschuwingsvenster verschijnt, waarin wordt bevestigd of u de geselecteerde rij als formulierlabels wilt gebruiken. Als je dat al hebt gedaan, klik dan op Oke. Klik anders op Annuleren, selecteer de kolomkoppen die u als formulierlabels wilt gebruiken en herhaal de stappen die in de vorige alinea zijn beschreven.

Waarschuwingsfout bij selectie van formuliervenster

Na het indrukken van Oke, verschijnt er een formuliervenster, en dat is alles! U bent nu vrij om gegevens in te voeren.

Als u deze tool vaak gaat gebruiken, kunt u een snelkoppeling naar deze functie toevoegen in uw werkbalk Snelle toegang. Ga terug naar de Zoekbalk en typ in Formulier opnieuw. Maar in plaats van met de linkermuisknop op de Formulier resultaat, klik met de rechtermuisknop erop in plaats daarvan om het contextmenu te openen.

Selecteer Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang, en je zult de zien Formulierpictogram daarin voorkomen. Dus de volgende keer dat u de formuliertool moet openen, hoeft u alleen maar op de sneltoets te klikken.

Nieuwe gegevens toevoegen

nieuw formulierinvoervenster voor het toevoegen van gegevens

Met het geopende formuliervenster ziet u de informatie die u in uw database moet invoeren. Vul alle lege velden in en klik als je klaar bent op Nieuw. De gegevens die u hebt getypt, vullen automatisch het onderste deel van uw tabel en u krijgt een nieuw leeg formulier klaar voor gebruik.

Als u per ongeluk de verkeerde gegevens hebt opgeslagen, kunt u teruggaan en deze wijzigen. Blader naar het item dat u wilt wijzigen door op de te drukken Zoek vorige of Volgende zoeken toetsen. Wanneer u het item hebt bereikt dat u wilt bewerken, wijzigt u eenvoudig de informatie in het relevante veld.

Als u klaar bent met uw correcties, klikt u op Nieuw of druk op Binnenkomen op uw toetsenbord om de wijzigingen door te voeren. Maar als u een typografische fout heeft gemaakt en de vorige invoer wilt herstellen, klikt u op Herstellen in plaats daarvan. Houd er echter rekening mee dat u de wijzigingen niet ongedaan kunt maken met Restore nadat u de wijzigingen hebt doorgevoerd.

Door items bladeren met het formuliervenster

items zoeken via het formuliervenster

Nu u verschillende items in uw spreadsheet heeft staan, kunt u het formuliervenster zelf gebruiken om door uw gegevens te bladeren. In de rechterbovenhoek van het venster ziet u het serienummer van de huidige gegevens.

Als u de vermeldingen voor of na de huidige selectie wilt zien, kunt u de eerder genoemde Zoek vorige en Volgende zoeken toetsen. Als alternatief kunt u de schuifbalk gebruiken om snel door meerdere items te bladeren.

Om specifieke resultaten te vinden, kunt u de zoekfunctie van het formuliervenster gebruiken. Om toegang te krijgen, klik op de criteria knop rechts onder, Volgende zoeken. Typ de informatie die u wilt zoeken in het relevante veld en druk vervolgens op Binnenkomen op je toetsenbord.

Gerelateerd: De zoekfunctie voor zoeken en vervangen in Excel gebruiken

Het venster toont u dan de volgende rij met de relevante informatie. Om door andere resultaten te bladeren, klikt u op een van beide Zoek vorige of Volgende zoeken.

U kunt ook formules en modifiers gebruiken voor een geavanceerdere zoekopdracht. U kunt het jokerteken gebruiken asterisk om een ​​deel van het record te zoeken. Op dezelfde manier kunt u ook groter dan of minder dan tekens om te zoeken naar numerieke of datumwaarden.

Als u bijvoorbeeld studenten wilt zoeken die een BA-cursus volgen, kunt u BA* invoeren in het daarvoor bestemde veld. In het formuliervenster worden alleen studenten uit je spreadsheet weergegeven die een BA-diploma behalen.

Blanco invoer vermijden

een gegevensvalidatiebeperking toevoegen om geldige invoer te garanderen

U kunt ook per ongeluk lege invoer voorkomen door toe te voegen met behulp van de functie Gegevensvalidatie. Om dit te doen, moet u eerst de tabel selecteren waarin u gegevens gaat invoeren. Ga dan naar Gegevens > Gegevensvalidatie.

De Gegevensvalidatie venster gaat dan open. In de Instellingen tabblad, onder de Toestaan vervolgkeuzemenu, selecteer Tekstlengte. dan onder de Gegevens vervolgkeuzemenu, kies groter dan. Tot slot, onder de Minimum veld, invoer 1. druk op Oke.

Deze functie voorkomt dat gebruikers slechts één teken in een veld invoeren, zodat uw gegevens volledig worden ingevuld.

Gerelateerd: Gegevens importeren uit Microsoft Word-formulieren naar een Excel-spreadsheet

Een snelle en gemakkelijke manier om grote databases te vullen

Als u regelmatig informatie op uw spreadsheet mist of de verkeerde gegevens in kolommen invoert, wordt het hoog tijd dat u een formulier voor uzelf maakt. Deze snelle en gemakkelijke oplossing zorgt ervoor dat u een nauwkeurige database krijgt.

Hoewel het bovenstaande voorbeeld slechts vijf vermeldingen laat zien, zult u deze functie in Excel waarderen als u aan veel vermeldingen werkt, zoals een bedrijfswerknemersdatabase. Door u een onafhankelijk venster te geven om informatie in te voeren, kunt u voorkomen dat u scheel wordt met honderden, zo niet duizenden invoer, terwijl u verzekerd bent van nauwkeurige en nauwkeurige gegevensinvoer.