Complex, lelijk, saai — dat was wat ik elke keer dat ik het opende aan de Mail-app van mijn Mac dacht. Genieten van mensen als Airmail en Kiwi en weten wat de voordelen zijn van het gebruik van een e-mailapp van derden, heeft er misschien iets mee te maken gehad.

Onlangs besloot ik over te schakelen naar standaard Mac-apps om de rommel in de app te verminderen. Als onderdeel van die overstap stelde ik MacMail in en besloot ik het een week te proberen. Ik was er zeker van dat ik het binnen twee dagen zou opgeven.

Twee maanden later gebruik ik MacMail nog steeds en ik ben er dol op. Ik denk dat dat komt omdat ik de tijd heb genomen om het goed in te stellen. Met deze zes stappen heb ik het verwerken van e-mail zo pijnloos mogelijk gemaakt. Dat kan jij ook!

Pas de werkbalk aan

Supersnel e-mails afhandelen? Stel de werkbalk naar tevredenheid in en gebruik met één klik knoppen om actie te ondernemen op e-mails. Dat is zoveel beter dan rommelen met menu-opties of sneltoetsen die je je niet kunt herinneren.

Om de werkbalk te configureren, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Werkbalk aanpassen… vanuit het contextmenu. U ziet nu een dialoogvenster met alle pictogrammen die u kunt slepen en neerzetten op de werkbalk waar u ze wilt hebben. Wanneer dit dialoogvenster actief is, kunt u pictogrammen ook van de werkbalk slepen om ze te verwijderen of ze verplaatsen om ze opnieuw te rangschikken.

Mac Mail -- Werkbalk aanpassen

Dit zijn de pictogramwijzigingen die ik zou aanraden:

  • Verwijderen Verwijderen — Het is gemakkelijker om naar links te vegen (op macOS Sierra) of op de verwijderen toets om een ​​e-mail te verwijderen.
  • Verwijderen Allen beantwoorden — Het houden van Allen beantwoorden knop waar je erop zou kunnen klikken zonder dat dit een recept voor rampspoed is.
  • Toevoegen Ongelezen / Gelezen — Deze is handig om e-mails te markeren als gelezen (of ongelezen) inbulk.
  • Toevoegen Geselecteerde berichten verplaatsen — Dit voorkomt dat u zijbalkmappen moet uitvouwen/samenvouwen om e-mails naar te slepen en neer te zetten. Geloof me, het selecteren van mappen om e-mails te verplaatsen is zoveel eenvoudiger vanuit een genest menu dat verborgen is achter een werkbalkpictogram.
  • Toevoegen Zijbalk — Houd de zijbalk uit het zicht, maar gemakkelijk toegankelijk met dit zijbalk-schakelpictogram voor de werkbalk.

Opmerking — Sommige werkbalkpictogrammen komen in paren. Verwijderen en rommel, bijvoorbeeld. Maar u vindt ook afzonderlijke pictogrammen voor deze acties als u er een wilt toevoegen of verwijderen.

Mac Mail -- Gepaarde pictogrammen

Verberg storende visuele elementen

Het eerste wat ik doe als ik een nieuwe app installeer, is de interface opschonen. Ik stop alle elementen die in de weg zitten weg en houd alleen de meest gebruikte in het zicht. Ik deed hetzelfde voor Apple Mail door te verbergen:

  • Lijstvoorbeelden — Dit zijn de eerste paar regels e-mailtekst die u in de berichtenkolom ziet. Ik hou ze liever verborgen omdat ik aan de onderwerpregel kan zien waar een e-mail over gaat – voor de belangrijkste e-mails toch. Grote kans dat jij dat ook kunt. Om lijstvoorbeelden te laten verdwijnen, gaat u onder Mail > Voorkeuren… > Bekijken, selecteer Geen van de Lijstvoorbeeld drop-down menu.
Mac Mail -- Lijstvoorbeelden verbergen
  • Brievenbusmappen — Voor elk e-mailaccount maakt MacMail een speciale mailbox aan om e-mails op te slaan die bij een bepaalde map of label horen. Vouw deze mailboxen samen door te klikken op de Zich verstoppen link die verschijnt wanneer u de muisaanwijzer op de naam van een mailbox in de zijbalk plaatst.
  • Tab toets — Verberg de tabbalk door het vinkje weg te halen Tabbalk tonen optie in de Visie menu. De tabbladbalk verschijnt vanzelf weer wanneer u een nieuw tabblad maakt, maar blijft uit de weg wanneer u een enkel tabblad actief hebt.
  • Favorieten bar — Als je, zoals ik, liever tussen mailboxen wisselt vanuit de zijbalk, dan voelt de favorietenbalk overbodig. Ga je gang en verberg het door te klikken op Bekijk > Verberg favorietenbalk.
  • Zijbalk — Ik weet dat ik net zei dat ik van mailbox wissel vanuit de zijbalk, dus waarom zou ik het verbergen? Nou, ik heb alleen toegang tot de Postvak IN mailbox of de verenigde inbox vaak. Zolang ik dat selecteer voordat ik de zijbalk verberg, zit ik goed. Om toegang te krijgen tot andere mailboxen, kan ik de zijbalk op elk moment wijzigen met behulp van het zijbalkpictogram dat ik heb toegevoegd tijdens het aanpassen van de werkbalk.

Zo ziet Mac Mail eruit nadat ik het heb opgeschoond:

Mac Mail -- Nieuwe look

Vereenvoudig zoekopdrachten via e-mail

U hoeft niet al te hard te zoeken om belangrijke e-mail te vinden als u een systeem heeft om e-mails te sturen waar ze thuishoren. Hier zijn mijn suggesties om dat te doen.

Vlaggen gebruiken

Vlaggen zijn het MacMail-equivalent van sterren/favorieten. Gebruik ze om e-mails te markeren die u bijvoorbeeld vaak gebruikt of waar u binnenkort actie op moet ondernemen. Deze e-mails worden dan weergegeven onder de Gemarkeerd brievenbus in de zijbalk. Kies vlaggen van verschillende kleuren om verschillende soorten belangrijke e-mails te identificeren.

Mac Mail -- Gemarkeerde e-mail

Eerlijk gezegd gebruik ik zelf geen vlaggen, omdat ik die kleurrijke vlagsymbolen storend vind. Ze lijken te zeggen: “Hoe kun je dit vergeten?” de hele tijd in plaats van te zeggen “Dit is wat je nodig hebt!” zoals gele sterpictogrammen dat doen.

Slimme mailboxen en mailboxregels instellen

Deze twee Mac Mail-functies werken min of meer als filters in Gmail. Zowel slimme mailboxen als mailboxregels isoleren e-mails die voldoen aan de criteria die u opgeeft. Het verschil is dat regels ook vervolgacties ondernemen op de e-mails.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u alle communicatie van makeuseof.com in een sectie voor snelle toegang wilt houden. U wilt ook inkomende MakeUseOf Deals-e-mails naar een speciale map verplaatsen. In dat geval kunt u:

  • Maak een slimme mailbox voor alle e-mails van MakeUseOf. Klik op Postbus > Nieuwe slimme postbus… Specificeer vervolgens, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding, dat u alle berichten wilt isoleren die: @makeuseof.com in de Van veld. Raken OK om de mailbox te maken. Deze nieuwe slimme mailbox verschijnt onder Slimme mailboxen in de zijbalk. Als u deze mailbox verwijdert, wordt de inhoud niet uit uw inbox verwijderd.

Mac Mail -- Nieuwe slimme mailbox
  • Maak een mailboxregel om MakeUseOf Deals automatisch naar een map naar keuze te verplaatsen. OnderMail > Voorkeuren > Regels, Klik op de Regel toevoegen knop. Je zou nu een pop-up moeten zien zoals die verscheen toen je hierboven een slimme mailbox maakte. Je zult merken dat je in deze nieuwe pop-up niet alleen kunt specificeren welke e-mails je wilt identificeren, maar ook wat je wilt dat Mail ermee doet . Stel deze regel in zoals weergegeven in de onderstaande snapshot. Regels ondersteunen meerdere acties, dus u kunt deze e-mails bijvoorbeeld ook een kleurcode geven als u dat wilt.
Mac Mail -- Mailboxregel

Misschien wilt u deze essentiële slimme mailboxen en eenvoudige mailboxregels voor Apple Mail instellen.

Wanneer u deze functies voor het filteren van e-mail samen met het zoekvak gebruikt, kunt u binnen enkele seconden elke e-mail oproepen. Het zoekvak ondersteunt trouwens zoeken in natuurlijke taal.

Maak het gemakkelijker om e-mailverslaving te bestrijden

De meeste e-mailapps doen hun best om je ervan te overtuigen dat de wereld vergaat als je niet meteen je e-mail checkt. Jij en ik weten allebei dat dat niet waar is, en het is aan ons om dat argument te weerleggen, dat de vorm aanneemt van opdringerige meldingen.

Ik heb de volgende wijzigingen aangebracht om e-mail meer een gemak en minder een verplichting te maken. Kijk of ze je kunnen helpen:

  • Geen Dock-pictogram — Ja, ik heb het dock-pictogram voor Mail verwijderd om te voorkomen dat ik de ongelezen telling zie, die ik nooit kan negeren. Dus tenzij ik de Mail-app open heb, zie ik het ongelezen aantal niet, ongeacht hoeveel e-mails zich in mijn inbox hebben opgestapeld.
  • Waarschuwingen in bannerstijl voor meldingen — Onder Systeemvoorkeuren > Meldingen > E-mail, kies spandoeken onder E-mailwaarschuwingsstijl. In tegenstelling tot Alerts verdwijnen bannermeldingen automatisch.

Mac Mail -- Bannermeldingen
  • Sneltoets voor de modus Niet storen van het Berichtencentrum — Onder Systeemvoorkeuren > Toetsenbord > Sneltoetsen > Mission Control, vink het vakje aan voor Niet storen in-/uitschakelenOnthoud ook de standaardsnelkoppeling of voeg een van uw eigen snelkoppelingen toe (ik gebruik F10). Nu kun je alle notificaties als je aan het werk bent verbannen en met één druk op de knop weer terughalen.

Controleer Mailbox-toewijzing

Heb je een nieuw account aangemaakt in Mac Mail? Hop over naar Mail > Voorkeuren > Accounts > Mailboxgedrag voor die rekening. Controleer daar of de mailboxen in Mac Mail overeenkomen met de juiste in uw e-mailaccount. Meestal doen ze dat, maar het kan geen kwaad om het te controleren. En als uw e-mails in de war raken, weet u nu waar het probleem zou kunnen liggen.

Mac Mail -- Mailboxtoewijzing

Afmelden voor mappen die u niet vaak gebruikt

Mac Mail is standaard geabonneerd op alle mappen/labels in uw e-mailaccount. Als er een map is die je nodig hebt voor de organisatie, maar die je bijna nooit controleert, overweeg dan om je ervan af te melden in Mac Mail.

Om je af te melden voor een map in de Mail-app, klik je eerst met de rechtermuisknop op die map in de zijbalk en selecteer je Accountgegevens ophalen. Dit brengt je bij Accountinfo > Abonnementslijst, van waaruit u zich kunt afmelden voor de geselecteerde map.

Mac Mail -- Accountgegevens ophalen

Om de een of andere reden zag ik geen van mijn e-mailmappen in de abonnementslijst, ook al had ik me erop geabonneerd. Ik kon me nog steeds afmelden voor onnodige mappen van mijn webmailaccount, wat toevallig een Gmail-account is. ik heb de selectie ongedaan gemaakt Weergeven in IMAP selectievakje voor de relevante map onder Instellingen > Labels in Gmail.

Krijg een paar Mac Mail-plug-ins

AppleMail ondersteunt plug-ins, dus u zult er een paar willen installeren om functies toe te voegen die u wenste dat Mail had of om uw Mail-ervaring te verbeteren. De populaire MailButler-plug-in is een goed begin.

MailButler voegt tools toe voor taken zoals snoozen, plannen en volgen van e-mails. De basisversie is gratis en bevat functies zoals Verzenden ongedaan maken, herinneringen voor bijlagen en uploads naar de cloud. U kunt ook 30 professionele acties per maand gebruiken – elk gebruik van een Pro-functie vormt een actie. De premium abonnementen beginnen bij 7,95 euro per maand.

Mac Mail -- Mail Butler

InstallHeraldif als u e-mails rechtstreeks vanuit hun meldingsbanners wilt verwerken.

Als u e-mails beter wilt ordenen en sneller wilt identificeren, neem dan MailTags. Hiermee kunt u metadata zoals trefwoorden, notities en vervaldatums aan e-mails toevoegen.

Er zijn ook nog een paar Mac Mail-plug-ins die u wilt bekijken.

Duik dieper in de functies en instellingen van AppleMail

Ja, er is nog veel meer dat u kunt doen met Mac Mail. Annoteer afbeeldingen, plan e-mails en maak e-mails mooier met Stationery-sjablonen, om te beginnen. Voor nu heb ik me echter gericht op eenmalige wijzigingen die de weg vrijmaken voor stressvrij e-mailbeheer. Nadat u deze wijzigingen heeft aangebracht, gaat u door de verschillende tabbladen onder Mail > Voorkeuren om Mail in te stellen gewoon zo. Het kan uw perceptie van MacMail ten goede veranderen.

Wat stoort je aan de ingebouwde e-mailclient van je Mac? Heb je een manier gevonden om het te repareren? Deel uw Apple Mail-tips en -trucs met ons!

Afbeeldingscredits: NOBUHIRO ASADA/Shutterstock